每到年底,數(shù)夫的售后服務(wù)工程師都很忙,因?yàn)楣疽?guī)定,年底必須對(duì)的自己服務(wù)的客戶(hù)進(jìn)行一次ERP使用狀況體檢,并且要上報(bào)給企業(yè)老板。筆者剛好參加了對(duì)一家企業(yè)的體檢。這不查沒(méi)感覺(jué),一查嚇一跳。這家企業(yè)存在的問(wèn)題還真多。筆者下面將這家企業(yè)的業(yè)務(wù)做一個(gè)簡(jiǎn)單的介紹,然后再將它們存在的問(wèn)題做一下分析。各位讀者可以看看,自己企業(yè)是否存在這樣的問(wèn)題。
問(wèn)題三:手工采購(gòu)訂單脫離了與銷(xiāo)售訂單的關(guān)聯(lián)接單型的生產(chǎn)企業(yè),在采購(gòu)環(huán)節(jié)中,很重要的一個(gè)特點(diǎn)就是大部分物料都是根據(jù)銷(xiāo)售訂單來(lái)采購(gòu)。即采購(gòu)訂單與銷(xiāo)售訂單之間也有很直接的關(guān)聯(lián)。此時(shí)就可以根據(jù)銷(xiāo)售訂單去追蹤物料的到料情況,并安排相關(guān)的生產(chǎn)計(jì)劃。這本來(lái)是一種很好的管理途徑。但是在實(shí)際工作中,由于手工訂單的存在,導(dǎo)致采購(gòu)訂單與銷(xiāo)售訂單之間脫離了關(guān)系。
當(dāng)銷(xiāo)售訂單與采購(gòu)訂單之間的鏈條斷掉時(shí),在管理上就會(huì)出現(xiàn)種種問(wèn)題。如無(wú)法準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)銷(xiāo)售訂單的采購(gòu)成本、無(wú)法根據(jù)銷(xiāo)售訂單來(lái)追蹤物料等等。應(yīng)對(duì)措施:
企業(yè)用戶(hù)為什么在系統(tǒng)中要開(kāi)手工采購(gòu)訂單呢?這有很多種原因。不同的原因需要采用不同的解決方式。筆者這里舉兩個(gè)比較典型的例子。各位讀者可以舉一反三,找到合適自己的解決方案。
一是采購(gòu)分單導(dǎo)致的手工采購(gòu)訂單。如現(xiàn)在某個(gè)原材料,數(shù)量比較多,假設(shè)有十萬(wàn)套。此時(shí)如果交給一個(gè)供應(yīng)商來(lái)進(jìn)行生產(chǎn),交期上可能來(lái)不及。此時(shí)采購(gòu)就會(huì)考慮將這個(gè)原材料分別下給兩家以上的供應(yīng)商。可是從銷(xiāo)售訂單-請(qǐng)夠單-采購(gòu)單這個(gè)鏈條中,其默認(rèn)都只是下給一家供應(yīng)商。用戶(hù)在操作時(shí),是先更改采購(gòu)訂單的數(shù)量,然后將剩余的材料再手工開(kāi)單,下給另外一家供應(yīng)商。這就是問(wèn)題的癥結(jié)所在。針對(duì)這種情況,筆者的建議是,可以再跑一次請(qǐng)購(gòu)單到采購(gòu)單的作業(yè)。在采購(gòu)訂單上更改數(shù)量并審核之后,請(qǐng)購(gòu)單上的請(qǐng)購(gòu)數(shù)量與采購(gòu)數(shù)量就對(duì)不上。
此時(shí)就可以讓系統(tǒng)再走一次請(qǐng)購(gòu)轉(zhuǎn)采購(gòu)的流程,讓系統(tǒng)再將剩余的數(shù)量自動(dòng)生成一張采購(gòu)訂單,這也就是說(shuō),一張請(qǐng)購(gòu)單對(duì)應(yīng)多張采購(gòu)訂單。其實(shí)這么操作工作量并不沒(méi)有增加。因?yàn)椴少?gòu)訂單不需要手工下,系統(tǒng)仍然可以自動(dòng)生成。而保證了銷(xiāo)售訂單與采購(gòu)訂單之間的鏈條關(guān)系。
二是采購(gòu)訂單作廢導(dǎo)致的手工訂單。在實(shí)際工作中,由于種種的原因,采購(gòu)訂單會(huì)有作廢的情況。如供應(yīng)商不能夠按時(shí)交滿所有的貨物或者質(zhì)量不令人滿意,此時(shí)采購(gòu)訂單就會(huì)有作廢或者部分作廢的情況。用戶(hù)在操作時(shí),他們會(huì)將作廢的數(shù)量,通過(guò)手工開(kāi)單的形式交給其他供應(yīng)商生產(chǎn)。這也是導(dǎo)致手工訂單存在的一個(gè)原因。針對(duì)這種情況,其實(shí)解決起來(lái)也并不難。用戶(hù)可以先將原有的采購(gòu)訂單作廢(如果只有采購(gòu)訂單中的某一項(xiàng)物料有問(wèn)題,可以將采購(gòu)訂單行單項(xiàng)作廢)或者重新打開(kāi)采購(gòu)訂單(只要沒(méi)有交貨,用戶(hù)就可以直接對(duì)采購(gòu)訂單撤銷(xiāo)審核,然后更改供應(yīng)商)。如果采取作廢的形式,那么在物料申購(gòu)單上其申請(qǐng)的數(shù)量與采購(gòu)的數(shù)量就會(huì)不一致,用戶(hù)可以重新走一次流程,來(lái)生成采購(gòu)訂單。這么操作就可以保障銷(xiāo)售訂單與重新下的采購(gòu)訂單之間的關(guān)聯(lián),從而方便后續(xù)物料的追蹤動(dòng)作。
另外在實(shí)際工作中,由于新供應(yīng)商沒(méi)有及時(shí)審核(新供應(yīng)商可能要多個(gè)部門(mén)審核后才能錄入到系統(tǒng)中)、價(jià)格的限制(采購(gòu)訂單價(jià)格有最高的限制,而供應(yīng)商不同意這個(gè)價(jià)格,正在協(xié)商)等原因,也會(huì)造成手工訂單的情況。這些內(nèi)容主要是管理流程上的問(wèn)題,光靠系統(tǒng)還很難解決。總之,實(shí)施顧問(wèn)在維護(hù)采購(gòu)訂單時(shí),要做到無(wú)單采購(gòu)的限制。在ERP系統(tǒng)運(yùn)行到一定的階段,這個(gè)控制還是做的到的。執(zhí)行無(wú)單采購(gòu)的限制之后,就能夠有效的解決銷(xiāo)售訂單與采購(gòu)訂單脫節(jié)的問(wèn)題。